Organiseren

Een goede organisatie van je bestanden zorgt ervoor dat je je onderzoeksgegevens eenvoudig terugvindt. Ook voorkom je verwarring bij het werken met verschillende versies van bestanden, en kun je makkelijker zien welke data (nog) ontbreken of van welk bestand je onnodig meer exemplaren hebt opgeslagen.

Hoe?

  1. Organiseer je gegevens in logische categorieën/mappen
  2. Maak bestanden eenvoudig sorteerbaar
  3. Maak duidelijk onderscheid tussen versies
  4. Houd bestandsnamen kort en duidelijk

Mappen

Als je je bestanden in categorieën organiseert, kun je elke categorie een eigen map geven. Mogelijke categorieën zijn:

  • thematisch: type experiment, gebruikte methode voor analyse etc.
  • chronologisch: jaar, maand, dag of periode waarop de data betrekking hebben of waarin ze verzameld zijn
  • geografisch: land, regio of plaats waar de data verzameld zijn of waarop ze betrekking hebben
  • soort bestand: bijv. verslag, artikel
  • aard van de bestanden: bijv. masterbestanden, werkbestanden
  • versies: concepten, definitieve versie.

Sorteren

Als je consistent bent in de namen die je aan je bestanden geeft, kun je bestanden eenvoudig rangschikken. Mogelijke methoden:

  • chronologisch: plaats de datum (JJJJ-MM-DD) vooraan in de bestandsnaam, bijv. 20140415Agenda.docx, 20140427Agenda.docx
  • opeenvolgend: neem aan begin of eind van de bestandsnaam een nummer op, bijv. 001afbeelding.jpg, 035afbeelding.jpg, voortgangsrapport01.docx, voortgangsrapport05.docx
  • op respondent of proefpersoon: begin elke bestandsnaam met de code die je aan een persoon gegeven hebt, bijv. 016interview.docx, 016taaltest.docx

Versiebeheer

Verschillende versies van bestanden onderscheid je van elkaar door middel van een versienummer in de bestandsnaam, voorafgegaan door een kleine v. Normaliter wordt in versienummers een punt gebruikt (v1.0). Om verwarring met de bestandsextensie te voorkomen, kun je in een bestandsnaam beter een liggend streepje (underscore) gebruiken (v1_0, v1_5, v2_0).

Als je gelijke inhoud in verschillende bestandsformaten opslaat, geef je de bestanden dezelfde naam en hetzelfde versienummer, ongeacht het bestandsformaat: bijv. JansenM_transcript_v1_0.docx, JansenM_transcript_v1_0.pdf.

Bestandsnamen

Om de inhoud van elke map overzichtelijk te houden, is het verstandig om de lengte van bestandsnamen tot ca. 25 tekens te beperken. Om bestandsnamen kort te houden, kan het nodig zijn om in bestandsnamen afkortingen te gebruiken. Noteer deze afkortingen in een apart tekstbestand, dat je bij je onderzoeksgegevens opslaat.

Vermijd het gebruik van spaties, punten en speciale tekens in bestandsnamen. Deze tekens kunnen voor moeilijkheden zorgen wanneer je een bestand via het web deelt. In plaats van een spatie kun je een liggend streepje (underscore) gebruiken.

Bestanden hernoemen

Met behulp van software hernoem je een groot aantal bestanden eenvoudig in één keer.

Gepubliceerd door  RDM support

23 augustus 2016