Selecteren en vernietigen

Aan het bewaren van onderzoeksdata zitten grenzen: er is onvoldoende geld en ruimte beschikbaar om álles te bewaren. Op grond waarvan beslis je welke data bewaard moeten worden? En wat komt er kijken bij het vernietigen van data?

Selectiecriteria

1 Eisen van instelling, financier of uitgever

Eerste aandachtspunt bij het selecteren van onderzoeksdata voor langduriger bewaren zijn de eisen die je onderzoeksfinancier of uitgever stelt. De kans is groot dat je data voor een bepaalde periode verplicht moeten worden bewaard, met het oog op mogelijk hergebruik of ten behoeve van controle van je onderzoeksbevindingen.

UvA en HvA vragen van onderzoekers, in navolging van de Nederlandse gedragscode wetenschappelijke integriteit, om ruwe onderzoeksdata gedurende een passende termijn te bewaren. Een veelgebruikte bewaartermijn is tenminste tien jaar.

Nederlandse gedragscode wetenschappelijke integriteit (pdf)

2 Belang van de data

Tweede aandachtspunt is het belang van je onderzoeksdata voor je vakgebied en eventueel voor andere vakgebieden. Je kunt hierbij denken aan onderzoeksdata waarvan het zeer waarschijnlijk is dat ze hergebruikt zullen worden en aan onderzoeksgegevens uit onderzoek met een sterk innovatief karakter.

3 Waarde van de data

Derde aandachtspunt is de waarde van je data. Gegevens die niet-herhaalbare observaties omvatten, zijn uniek en niet door anderen opnieuw te creëren. Als de kosten voor het (opnieuw) verkrijgen van de gegevens erg hoog zouden zijn, kan ook dat een argument zijn om de gegevens te bewaren.

Overige criteria

Secundaire selectiecriteria liggen op het terrein van de bruikbaarheid van de te bewaren data: is het bestandsformaat (nog) te gebruiken? Zijn de data voorzien van documentatie en metadata, zodat duidelijk is hoe de data verkregen zijn en wat ze betekenen? Is duidelijk wie het intellectueel eigendomsrecht op de gegevens heeft?

Meer informatie

DANS: Richtlijnen voor de selectie van onderzoeksdata (pdf-bestand, Engelstalig) Digital Curation Centre: How to appraise and select research data for curation Digital Curation Centre: Five steps to decide what data to keep - a checklist for appraising research data

Vernietigen

Databestanden die niet bewaard zullen worden, dienen zorgvuldig te worden vernietigd om te voorkomen dat de gegevens in handen van onbevoegden vallen.

De betrouwbaarste manier om data te vernietigen, is het volledig fysiek onbruikbaar maken van de drager (harddisk, usb-stick, dvd).

Het verwijderen van een bestand van de harde schijf is niet voldoende, want het is dan nog steeds mogelijk om het bestand terug te halen. (Gewiste) bestanden moeten worden overschreven om ze ontoegankelijk te maken. Dit kun je met behulp van software doen.

CCleaner (Windows, Mac)

NB: zorg dat je, als je Windows gebruikt, versie 5.34 of hoger van CCleaner installeert (meer informatie).