Datamanagementplan

Een Datamanagementplan (DMP) helpt een onderzoeker bij het van tevoren nadenken over en specificeren van data-uitdagingen zoals eigenaarschap, verantwoordelijkheid, welke soorten data verzameld gaan worden, hoe en waar de data worden opgeslagen, wie er toegang tot de data mag krijgen en wat er na afloop het onderzoek met de data gebeurt. Kijk voor meer informatie op de RDM-pagina over het DMP.

Voor elk project waarbij FBSV penvoerder is of waarbij FBSV een belangrijk deel van de dataverwerking op zich neemt, dient bij aanvang een DMP opgesteld te worden. Welk DMP en hoe uitgebreid hangt af van het soort project en de eventuele eisen van de financier. Bij steeds meer financiers is een datamanagementplan verplicht.

Voor het opstellen van een DMP zijn verschillende templates beschikbaar. Wanneer de financier geen gebruik maakt van een eigen template kan het HvA-template gebruiken. 

Het is mogelijk dat een deel van de vragen die in een DMP zijn opgenomen al beantwoord zijn in het FBSV dataprotocol, documenten voor een (M)ETc-aanvraag of standard operating procedures. In die gevallen kan hiernaar in het DMP verwezen worden.

Afspraken met partners

Data en eventuele applicaties worden veelal binnen eindige projecten gecreëerd en ontwikkeld, vaak in samenwerking met diverse andere kennisinstellingen, bedrijven en/of sportorganisaties. Het is in het kader van datamanagementplannen van belang om bij aanvang van een project duidelijke afspraken vast te leggen over eigenaarschap en verantwoordelijkheid. Het is ook aan te bevelen tijdig na te denken wat er met projectresultaten, zoals een ontwikkelde applicatie, na het project moet gebeuren. Afspraken worden vastgelegd in een consortiumovereenkomst en eventueel een bewerkersovereenkomst. Meer informatie hierover is te vinden bij IXA.

Ethische commissie

Onderzoek bij mensen vallend onder de Wet Medisch-Wetenschappelijk Onderzoek (WMO) moet altijd langs een Medisch Ethische Toetsingscommissie (METc). Dit onderzoek wordt WMO-plichtig genoemd. Onderzoek is WMO-plichtig als

1. er sprake is van medisch wetenschappelijk onderzoek; én
2. personen aan handelingen onderworpen worden of gedragsregels opgelegd krijgen.

Veel onderzoek binnen FBSV valt echter niet onder de WMO, maar betreft wel gedragswetenschappelijk onderzoek bij mensen. Op dit moment wordt binnen de HvA uitgezocht hoe daar mee om te gaan.

Wetenschappelijke tijdschriften, uitgevers en/of financiers eisen vaak een verklaring of goedkeuring van een (medisch) ethische commissie. Soms is een verklaring van een METc nodig dat een medisch getint onderzoek niet WMO-plichtig is. Er kan ook twijfel bestaan of een onderzoek WMO-plichtig is en ook in dat geval kan een verklaring door een METc worden afgegeven dat een onderzoek niet WMO-plichtig is.

Binnen FBSV wordt vaak gebruik gemaakt van de METc van het VUmc en van het AMC. Op de de website van het VUmc staat veel informatie over de procedure en de tarieven.

Informed consent

Informed consent heeft als doel om een potentiële deelnemer aan een onderzoek te informeren over alle aspecten van deelname, inclusief hoe er met de data wordt omgegaan. Een geïnformeerde persoon kan vrijwillig beslissen om deel te nemen of niet. Als diegene toestemming (consent) geeft, gaat hij/zij akkoord met deelname aan het onderzoek en met hoe er met data wordt omgegaan. RDM Support kan advies geven over hoe en wanneer informed consent te vragen en wat te doen bij bijvoorbeeld minderjarigen. Meer informatie is tevens hier te vinden:

Dataprotocol

De facultaire richtlijnen met betrekking tot onderzoeksdatamanagement zijn beschreven in het FBSV-dataprotocol.

Dataverzameling, -opslag en –publicatie

Op de RDM-pagina over het bewaren van data is veel informatie te vinden over opslagmedia, het maken van backups, beveiliging, etc. 

FBSV stimuleert het delen van data met de wetenschappelijke gemeenschap (openstellen) op basis van het principe dat data zo open mogelijk moeten worden gedeeld, daarbij lettend op ethische en vertrouwelijke beperkingen. Data dienen met een geschikte licentie te worden gepubliceerd. Welke licentie en wat geschikt is, dient met de facultaire datasteward en de centrale RDM-ondersteuning bepaald te worden. De mate van openheid varieert per onderzoek:

1. Onderzoeksdata en metadata zijn bij het deponeren meteen open.
2. Metadata zijn bij het deponeren meteen open; onderzoeksdata worden open na een embargoperiode.
3. Metadata zijn bij het deponeren meteen open; onderzoeksdata zijn alleen op aanvraag beschikbaar.
4. Zowel metadata als onderzoeksdata zijn niet open en alleen op aanvraag beschikbaar.

Voor het archiveren en eventueel openstellen van digitale data wordt gebruik gemaakt van het door de UvA en HvA ontwikkelde repository, genaamd UvA/HvA figshare. Een andere mogelijkheid is om de (meta)data open te stellen via Sport Data Valley, maar deze is nog niet geheel operationeel.

Niet-digitale archivering

Voor de langetermijn archivering van niet-digitale onderzoeksgegevens zoals informed consents, vragenlijsten en Case Report Forms (CRFs) wordt het FBSV-archief gebruikt. Voor het FBSV-archief is een procedure opgesteld voor het archiveren van data, de toegang tot data en de vernietiging van data. Toegang, beheer en vernietiging (na de opgegeven periode) van niet-digitale onderzoeksgegevens verloopt via de data steward.

Ondersteuning

Met vragen over onderzoeksdatamanagement binnen de Faculteit Bewegen, Sport en Voeding kun je terecht bij de data steward Niek van Ulzen. Niek kan ook advies geven bij het opstellen van een Data Management Plan of het plaatsen van data in UvA/HvA figshare.

N.R. (Niek) van Ulzen

Faculteit Bewegen, Sport en Voeding (FBSV)

n.r.van.ulzen@hva.nl | 06 - 21155712