Video Organising and describing research data

Organiseren

Om je onderzoeksdata bruikbaar en vindbaar te houden voor jezelf en anderen, is het belangrijk om je data goed te beschrijven en te documenteren : alle informatie vast te leggen die nodig is om de inhoud en context van de data te begrijpen.

Daarnaast zorgt een goede organisatie van je bestanden ervoor dat je je onderzoeksgegevens eenvoudig terugvindt. Ook voorkom je verwarring bij het werken met verschillende versies van bestanden, en kun je makkelijker zien welke data (nog) ontbreken of van welk bestand je onnodig meer exemplaren hebt opgeslagen.

Mappen

Als je je bestanden in categorieën organiseert, kun je elke categorie een eigen map geven. Mogelijke categorieën zijn bijvoorbeeld chronologisch (maand, jaar), soort bestand (audiobestanden, transcripten) of versies (concepten, definitieve versie).

Bestandsnamen

Als je consistent bent in de namen die je aan je bestanden geeft, kun je bestanden eenvoudig rangschikken. Een veelgebruikte methode is chronologisch, bijvoorbeeld ‘20140415Agenda.docx’ of ‘09102023_Interview1.mp3’.

Ook kun je verschillende versies van bestanden van elkaar onderscheiden door middel van een versienummer in de bestandsnaam, voorafgegaan door een kleine v. Bijvoorbeeld: JansenM_transcript_v1_0.docx.

Beschrijven

In je documentatie neem je informatie op over het verzamelen van de data, de data-invoer, de dataopslag en de verwerking van de data. Labjournaal of codeboek fungeren ook als documentatie van een dataset, en worden indien mogelijk bij de data opgeslagen.

• context en methodologie van het onderzoek
• de (instellingen van) gebruikte apparatuur of instrumenten
• de relatie tussen bestanden in een dataset of database
• de inhoud en structuur van individuele bestanden (variabelen etc.)

Archiveren

Na de afronding van je onderzoek ben je verplicht om je ruwe onderzoeksdata nog ten minste tien jaar te bewaren en op aanvraag aan andere onderzoekers ter beschikking te stellen. Dit kun je zelf doen, maar je kunt er ook voor kiezen om je bestanden onder te brengen in een data-archief (data repository).